PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

 STATISTIK

Dosen Pengampuh : Dr. Hendra Jaya, S.Pd., M.T

oleh: Sabila 1725041014

PENGOLAHAN DATA

A.     Pentingnya Pengumpulan Data

Pengumpulan data merupakan kegiatan yang banyak dilakukan dalam kehidupan sehari-hari. Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan penelitian. Tujuan yang diungkapkan dalam bentuk hipotesis merupakan jawaban sementara terhadap pertanyaan penelitian. Jawaban itu masih perlu diuji secara empiris, dan untuk maksud inilah dibutuhkan pengumpulan data. Data itu dikumpulkan oleh sampel yang telah ditentukan sebelumnya. Sampel tersebut terdiri atas sekumpulan unit analisis sebagai sasaran penelitian.

Tujuan pengumpulan data dalam audit kinerja adalah untuk memperoleh bukti audit untuk mendukung temuan audit. Dalam proses pengumpulan dan pengolahan data pada audit kinerja dibedakan antara:

a)       Data adalah kumpulan bahan keterangan yang dapat berwujud angka dan tidak berwujud angka.

b)      Informasi adalah data yang sudah diolah.

c)       Bukti adalah segala informasi yang digunakan oleh auditor untuk menentukan apakah informasi terukur yang diauditnya memang sesuai dengan kriteria (tolok ukur) yang ditetapkan.

d)      Bukti audit adalah bukti-bukti yang dikumpulkan auditor selama audit berlangsung untuk mendukung simpulan audit.

 

B.      Sumber Data

Sumber data merupakan faktor penting yang menjadi pertimbangan dalam penentuan metode pengumpulan data. Sumber data pada dasarnya terdiri dari.

1.       Data Primer

Data primer adalah data yang dikumpulkan langsung oleh peneliti melalui sumbernya dengan melakukan penelitian ke objek yang diteliti (Umar, 2003 : 56). Data Primer merupakan sumber data yang diperoleh secara langsung dari sumber aslinya (tidak melalui perantara). Data primer dapat berupa opini/persepsi orang secara individual dan kelompok serta hasil observasi terhadap suatu benda atau kegiatan. Ada dua metode yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data primer, yaitu: metode survai dan metode observasi.

2.       Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang tidak langsung memberikan data kepada peneliti, misalnya penelitian harus melalui orang lain atau mencari melalui dokumen. Data ini diperoleh dengan menggunakan studi literature yang dilakukan terhadap banyak buku, diperoleh berdasarkan catatan-catatan, diperoleh dari internet yang berhubungan dengan penelitian (Sugiyono, 2005 : 62).

Data sekunder umumnya berupa bukti, catatan yang disimpan (data dokumenter) yang dipublikasikan dan tidak dipublikasikan. Data sekunder bisa berupa data internal maupun eksternal perusahaan. Data yang bersumber dari internal dapat berupa ketentuan, kebijakan, data yang dihasilkan oleh sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan.

Data dari hasil sistem informasi adalah data yang telah tersedia dalam bentuk dokumen seperti laporan keuangan tahunan/triwulan/bulanan, RKAP, RJPP, kebijakan direksi dan Iain-Iain. Data dari sumber eksternal berupa dokumen yang diterbitkan oleh pihak eksternal dan hasil kuesioner/wawancara yang diajukan oleh auditor kepada pihak eksternal perusahaan.

 

C.      Jenis Data

Dari jenisnya, data yang menjadi bukti audit dapat dibedakan menjadi bukti fisik, dokumenter, dan kesaksian (testimonial).

1.       Bukti fisik adalah bukti yang berasal dari data yang berupa objek atau benda-benda fisik, yaitu:

a.       Bukti-bukti audit yang berupa foto yang dibuat oleh auditor dianggap sebagai bukti audit yang lebih meyakinkan daripada penjelasan tertulis.

b.       Apabila pengamatan terhadap kondisi-kondisi fisik akan sangat mempengaruhi pencapaian tujuan audit, maka bukti-bukti audit harus bisa dikonfirmasikan. Hal ini bisa dilakukan dengan melakukan pengamatan oleh dua orang auditor, dan apabila mungkin didampingi oleh wakil dari auditan.

c.       Pembicaraan melalui telepon yang direkam dengan persetujuan pembicara dapat dimasukkan ke dalam kelompok bukti fisik.

2.       Bukti dokumen adalah bukti yang berasal dari data yang memuat apa, kapan, serta siapa yang terlibat dalam suatu kejadian, yaitu:

a.       Bukti-bukti audit berupa dokumen, baik dalam bentuk foto maupun elektronik yang dibuat oleh auditan adalah bentuk bukti-bukti audit yang paling umum. Bukti-bukti audit, dapat berasal dari dalam atau luar auditan.

b.       Bukti audit berupa dokumen yang berasal dari luar, bisa berupa surat atau memorandum yang diterima oleh entitas, seperti faktur-faktur, kontrak-kontrak, laporan-laporan audit dan laporan-laporan lainnya yang berasal dari pihak ketiga.

c.       Bukti-bukti audit berupa dokumen yang berasal dari dalam, dapat berupa catatan-catatan akuntansi, salinan surat-surat keluar, uraian kerja {Job descriptions), rencana-rencana kerja, anggaran, laporan audit oleh Satuan Auditor Intern, kebijaksanaan-kebijaksanaan dan prosedur-prosedur yang ada, dan sebagainya.

3.       Bukti Subjek atau Testimonial adalah bukti yang datanya berupa opini, sikap, pengalaman, dari seseorang ataupun kelompok yang menjadi subjek. Bukti Subjek bisa diperoleh dari pernyataan-pernyataan yang biasanya sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan atau interviu. Pernyataan-pernyataan tersebut bisa berasal dari pegawai auditan, para ahli, konsultan dan pihak-pihak lain yang dihubungi untuk memberikan bukti-bukti audit tersebut. Konfirmasi terhadap bukti-bukti kesaksian sangat diperlukan, antara lain dengan:

a.       menentukan pernyataan tertulis dari orang yang diwawancarai.

b.       menilai bukti audit yang sama oleh sumber-sumber atau orang-orang yang berbeda.

c.       melakukan cek ulang terhadap catatan-catatan yang ada.

 

D.     Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data sebagaimana telah dikemukakan di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:

1.       Reviu Dokumen

Metode ini banyak digunakan dalam tahap-tahap Audit Kinerja. Hasil reviu dokumen diharapkan dapat memberikan gambaran sejauh mana suatu kondisi atau fakta dalam perusahaan memenuhi kriteria yang ada. Beberapa kriteria dapat langsung terpenuhi dari ada atau tidaknya suatu dokumen, namun ada beberapa kriteria yang hanya dapat terpenuhi melalui analisis lebih lanjut. Untuk topik yang belum/tidak terdukung oleh dokumen karena ketiadaan dokumen atau ketidakcukupan dokumen harus dilakukan teknik lain misal kuesioner, wawancara, atau observasi.

2.       Survai melalui Kuesioner

Metode survai observasi seperti yang disebutkan sebelumnya adalah metode pengumpulan data primer yang diperoleh secara langsung dari sumber asli. Metode survai merupakan metode yang menggunakan pertanyaan lisan dan tertulis, Metode tertulis mengunakan kuesioner sebagai alat bantunya. Kuesioner adalah seperangkat pertanyaan/pernyataan yang telah disusun sebelumnya.

Kuesioner bertujuan mengumpulkan informasi guna menjawab kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Kuesioner merupakan mekanisme pengumpulan data yang efisien apabila auditor mengetahui dengan tepat variabel atau data penting apa yang ingin di peroleh dan bagaimana cara mengukurnya. Namun demikian, meskipun perancangan kuesioner telah disusun dengan sangat hati-hati, jelas dan tidak bias, kurangnya pengetahuan responden mengenai permasalahan yang dipertanyakan akan sangat berpengaruh pada hasil akhir kuesioner.

Dengan memahami bahwa perancangan kuesioner merupakan hal yang kritis dalam perolehan informasi, diharapkan kesalahan dalam perancangannya dapat diminimalisir. Sehubungan dengan evaluasi Kinerja, kuesioner merupakan bagian dari metodologi evaluasi kinerja yang dipakai mulai dari penilaian SPM (berupa check list) sampai penilaian capaian kinerja. Adapun informasi yang ingin diperoleh melalui kuesioner adalah:

a.       Informasi yang tidak dapat diperoleh melalui reviu dokumen ataupun observasi;

b.       Pendalaman dan/atau validasi, serta uji silang dari informasi lain yang sudah diperoleh sebelumnya.

Mempertimbangkan manfaat, kelebihan, dan kekurangan dari kuesioner, sangatlah penting untuk memperhatikan langkah-langkah dalam penyusunan kuesioner sehingga tujuan pengumpulan informasi dapat diperoleh semaksimal mungkin.

3.       Wawancara

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dalam metode survai yang menggunakan pertanyaan secara lisan kepada subjek pemeriksaan. Teknik wawancara dilakukan jika memerlukan komunikasi atau hubungan dengan responden.

Data yang dikumpulkan umumnya berupa masalah tertentu yang bersifat kompleks, sensitif atau kontrovesial, sehingga kemungkinan jika dilakukan dengan teknik kuesioner akan kurang memperoleh tanggapan responden. Teknik wawancara dilakukan terutama untuk responden yang tidak dapat membaca dan menulis, atau pertanyaan yang memerlukan pernjelasan dari pewawancara atau memerlukan penerjemaahan. Hasil wawancara selanjutnya dicatat oleh pewawancara sebagai data penelitan untuk bahan evaluasi.

Teknik wawancara dapat dilakukan dengan cara tatap muka atau melalui telepon. Wawancara tatap muka dilakukan antara pewawancara yang mengajukan pertanyaan secara lisan dengan responden yang menjawab pertanyaan secara lisan. Teknik ini memungkinkan untuk mengajukan banyak pertanyaan dan memerlukan waktu lebih lama dibandingkan dengan wawancara melalui telepon.

Pertanyaan peneliti dan jawabanjawaban dapat pula melalui telepon. Teknik ini dapat mengatasi kelemahan wawancara tatap muka karena dapat mengumpulkan data dari responden yang letak geografisnya terpencar dengan biaya relatif lebih murah dan diperoleh dengan waktu yang relatif lebih cepat. Jumlah tenaga pengumpul data relatif lebih sedikit dibandingkan dengan tenaga yang diperlukan dalam wawancara tatap muka. Namun kelemahan yang paling utama dari metode ini adalah masalah validitas bukti apabila responden berbohong.

 

4.       Observasi

Metode pengumpulan data lainnya adalah observasi, yaitu proses pencatatan pola perilaku subjek (orang), objek (benda) atau kejadian yang sistematis tanpa adanya pertanyaan atau komunikasi dengan individu sebagai narasumber. Kelebihan metode ini dibandingkan dengan metode survai bahwa data yang dikumpulkan umumnya tidak terdistorsi, lebih akurat, dan menghasilkan data lebih rinci mengenai objek tertentu. Metode observasi, meskipun demikian, tidak bebas dari kesalahan-kesalahan. Pengamat kemungkinan memberikan catatan tambahan yang bersifat subjektif, seperti halnya terjadinya bias karena pengaruh peran wawancara dalam metode survai.

 

E.      Kelebihan dan Kekurangan Teknik Pengumpulan Data

1.       Teknik wawancara tatap muka

Kelebihan:

a.       Menghasilkan lebih banyak data

b.       Kontak langsung dengan responden, sehingga dapat menanyakan masalah yang lebih kompleks, sensitif atau kontroversia

c.       Tingkat partisipasi responden relatif tinggi.

Kekurangan:

a.       Memungkinkan terjadinya bias pewawancaranya.

b.       Memerlukan biaya dan waktu yang relatif banyak, jika jumlah responden (sample) relatif besar dan secara geografis letaknya terpencar

2.       Teknik melalui telepon

Kelebihan:

a.       Waktu pengumpulan data responden relative cepat dengan tenaga dan biaya yang relaif lebih murah

b.       Memperoleh tanggapan segera dari responden setelah pewawancara dapat menghubungi lewat telepon

Kekurangan:

a.       Pewawancara tidak dapat mengamati ekspresi responden saat memberikan tanggapan

b.       Responden setiap saat dapat menolak untuk menanggapi pertanyaan dengan memutus hubungan telepon

c.       Durasi wawancara relaif terbatas

d.       Responden bukan merupakan sampel yang responsentif mewakili semua lapisan masyarakat.

3.       Teknik kuesioner secara personal

Kelebihan:

a.       Dapat memberikan penjelasan pengenai tujuan survai dan pertanyaan yang kurang dipahami oleh responden.

b.       Tanggapan atas kuesioner dapat langsung dikumpulkan setelah selesai diisi oleh responden

Kekurangan

a.       Waktu dan biaya pengumpulan data relatif banyak jika responden yang harus dihubungi secara geografis terpencar.

b.       Memungkinkan terjadinya bias oleh survaior.

4.       Teknik kuisioner melalui pos

Kelebihan:

a.       Pengumpulan data responden yang secara geografis terpencar memerlukan waktu dan biaya relatif sedikit dibandingkan dengan teknik wawancara.

b.       Jumlah pertanyaan yang diajukan relatif lebih banyak.

c.       Meminimalisasi kemungkinan terjadinya bias oleh peneliti

Kekurangan:

a.       Tingkat tanggapan (response rate) responden umumnya lebih rendah dibandingkan dengan teknik wawancara dan kusioner yang dikumpulkan secara personal

b.       Tanggapan responden kemungkinan tidak sesuai dengan konteks/maksud pertanyaan dalam kuesioner.

c.       Responden kemungkinan mengisi kuesioner secara tidak lengkap.

5.       Teknik observasi langsung

Kelebihan:

a.       Terdapat kemungkinan untuk mencatat hal-hal, perilaku, pertumbuhan, dan sebagainya pada saat kejadian tersebut berlaku, atau pada saat perilaku tersebut terjadi.

b.       Data yang langsung mengenai perilaku yang tipikal dari objek dapat dicatat segera, dan tidak menggantungkan data dari ingatan seseorang.

c.       Pengamatan langsung dapat memperoleh data dari subjek baik tidak dapat berkomunikasi secara verbal atau yang tak mau berkomunikasi secara verbal.

Kekurangan:

a.       Memerlukan waktu, tenaga dan biaya yang relative banyak